Comment choisir son outil de BI ?

Les données de toutes natures d’une entreprise sont une véritable mine d’or et souvent mal exploitées. Il est souvent compliqué de compiler les informations car chacun travaille sur des fichiers Excel depuis son bureau… Cependant, il est nécessaire d’avoir des bases communes et partagées afin d’éviter que deux services sortent des chiffres différents. Les logiciels de Business Intelligence (B.I.) permettent facilement d’exploiter des nombreuses données et d’établir des tableaux de bord uniques et partagés. La clé de la réussite d’un bon projet B.I. passe par une réflexion stratégique. Il faut se poser plusieurs questions et étudier divers paramètres. Voici quelques conseils pour bien choisir votre outil de BI et reporting.

1 – Mesurez votre besoin !

La première étape est bien sûr d’identifier si le besoin est réel. Pour y répondre posez-vous les questions suivantes : Est-ce que nous faisons régulièrement des reportings ? Si oui, combien de temps cela nous prend de les réaliser actuellement ? Si vous y passez entre 1h et 2h par semaine, alors oui, l’outil de reporting est fait pour vous.

2- Identifiez votre usage !

Un outil de BI c’est bien, mais adapté c’est mieux ! Pour cela, demandez-vous dans quel contexte vos collaborateurs utilisent les reportings et pour qui. Les commerciaux pour analyser leurs ventes ou le reponsable de production pour suivre les commandes. À destination du directeur ? des chefs de service ? du service financier ? Une fois que vous avez les réponses, rendez-vous à l’étape 3.

3- Définissez la fréquence !

Vous sortez des reportings tous les jours, semaines ou mois ? Souvent il s’agit des mêmes thématiques ? Automatisez votre processus et gagnez du temps.

4- Étudiez votre environnement !

Votre Système d’Informations est-il hétérogène ? Si vous devez aller trouver des données dans plusieurs logiciels, alors c’est un travail fastidieux et chronophage… Équipez-vous d’un outil de reporting absolument.

5- Identifiez vos priorités !

Il est important que votre outil soit adapté à votre organisation pour qu’il soit efficient. Il faut commencer par vérifier s’il peut être connecté à votre SI, qu’il soit en capacité de gérer les données et de les organiser pour que tous les services s’y retrouvent. Il doit aussi être en mesure de gérer des droits sur les données et être simple pour que tout le monde puisse l’utiliser sans faire appel à un prestataire.

6- Étudiez la faisabilité !

L’outil doit être en mesure de répondre à deux types de reporting : Les reportings « institutionnels » (pour les Comité de Direction, Financiers…) mais aussi à des reportings « jetables ». C’est-à-dire qu’un commercial doit être en mesure, juste avant un rendez-vous, de sortir des statistiques sur le client qu’il va voir.

7- Étudiez la flexibilité !

L’outil doit permettre au service Financier de recevoir des tableaux Excel automatisés, sécurisés, afin qu’il puisse ensuite manipuler les chiffres dans un environnement qu’il connait déjà. De plus, il doit pouvoir fournir des synthèses et de la Datavisualisation pour présenter des résultats à la direction !

8- Demandez une démonstration !

Vous souhaitez vous assurer que l’outil va pouvoir répondre à tous ces critères ?Demandez une démo et assurez-vous que l’outil comporte à la fois du reporting et de la datavisualisation.Pour aller plus loin, vous pouvez demander un « POC » (Proove Of Concept) qui vous démontrera en quelques heures la capacité de l’outil à se connecter à votre source la plus compliquée ou la plus stratégique par exemple.