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Puis-je obtenir de simples indicateurs d’un ERP ou CRM afin de piloter mon activité et opérer mes opérations comptables et financières ?

Selon les éditeurs de solution ERP ou CRM, les outils de pilotage sont plus ou moins avancés. Ceci étant dit, cela reste un point très important. Le reporting de suivi opérationnel est souvent inclus dans les logiciels. Si vous désirez un Dashboard personnalisé (par exemple qui se connecte sur votre CRM, et/ou outil ERP et d’autres logiciels ou fichiers de votre entreprise), les logiciels de Business Intelligence (BI) sont nombreux sur le marché et répondent parfaitement avec une connexion simple à l’ensemble des données. Vous pourrez en autre piloter le C.A par produit, par commercial, par région mais également avoir des indicateurs fiables sur le suivi financier et comptable de votre société. Par exemple, vous pouvez avoir en temps réel votre BFR, votre marge, votre encours clients, la valorisation de votre stock… Bref, de nombreux tableaux de bord pour vous permettre de piloter au mieux votre activité comptable et financière. Factory Group est multi éditeurs et spécialisé dans les benchmarks, n’hésitez pas à nous solliciter pour vous aider dans votre réflexion.

Un outil de CRM ou ERP va-t-il me permettre d’augmenter ma marge ?

La mise en place d’un outil de CRM ou ERP est un atout majeur pour augmenter votre marge ! Nous pouvons illustrer cela à travers différents exemples factuels. Par exemple, vous pouvez décider de mettre en place un système de validation des remises de vos commerciaux. Ils peuvent avoir la liberté de faire des remises jusqu’à 5% mais au-delà un système de workflow est mis en place. Sans la validation managériale, le devis ne peut être adressé avec la remise souhaitée supérieure à 5%. Terminés les devis signés avec des remises trop importantes qui rognent votre marge. Autre exemple, la meilleure gestion de votre stock ou gestion de production « just in time » peuvent vous permettre de gagner en valorisation de votre stock dormant. Factory Group peut vous aider à identifier des leviers simples et court terme de C.A. et marge.

Un outil d’ERP va-t-il m’aider à automatiser mes tâches et gagner du temps ?

Vous êtes peut-être utilisateur aujourd’hui de fichiers Excel afin de pouvoir établir des tableaux de bord, mixés vos extraits de compte avec votre comptabilité, vos factures… La mise en place d’un ERP va vous donner un « bol d’air ». L’ERP est l’outil de collecte et de gestion de l’ensemble de vos données comptables et financières. Vous allez pouvoir effectuer un rapprochement automatique de l’ensemble de vos données commerciales et comptables (du bon de commande, d’expédition, de l’établissement de la facture au pointage du règlement). Vous allez même pouvoir partager toute ou partie des informations relatives aux factures et/ou règlements clients avec les équipes de votre service client si vous mettez en place un lien avec votre CRM. Vous allez donc pouvoir gagner du temps via cette automatisation et pouvoir consacrer plus d’heures à des actions à plus forte valeur ajoutée comme le pilotage de votre activité à travers des tableaux de bords personnalisés en temps réel. Factory Group a pour objectif de partager sa connaissance métiers et retours d’expériences clients pour faire de votre ERP un outil opérationnel au service de votre comptabilité/finance.

Mes collaborateurs n’utilisent que 20 ou 30% de la solution ERP et/ou CRM en place. Comment optimiser cet usage ?

Il est souvent remarqué que les « fonctions de base » sont utilisées par les équipes. Chacun va prendre rapidement des repères et utiliser des fonctions qui correspondent à son activité. Il est recommandé dans le plan de formation des utilisateurs de prévoir des cessions de formation avancées à la découverte de fonctionnalités « bonus » à posteriori de la formation initiale (3 à 6 mois après le premier usage). Cependant, vous pouvez faire appel à un partenaire comme Factory Group qui, étant multi éditeurs, peut vous faire part d’un plan de formation avancée en fonction de vos usages sur des astuces ergonomiques, fonctions « cachées » de vos solutions. L’idée étant, pour nous, de rendre les utilisateurs autonomes et experts à travers la découverte approfondie du logiciel.

Combien de temps dois-je prévoir pour déployer une Solution ERP ou CRM dans mon entreprise ?

Le délai du projet dépend du périmètre fonctionnel et de la profondeur de ces derniers. Par exemple, si nous prenons l’exemple d’un projet CRM, tout dépend si vous souhaitez intégrer uniquement le module gestion clients ou SAV, marketing… Et dans chaque domaine fonctionnel, tout dépend de sa profondeur (type de données, lien avec d’autres solutions logicielles…). Au-delà de l’aspect fonctionnel, le nombre de collaborateurs visés va être impactant.

En moyenne, si nous prenons l’exemple de l’ERP, la mise en place des fonctions vente, achat, stock, logistique, comptabilité peut prendre 15 jours pour une équipe de 10 personnes. Un projet touchant 30 collaborateurs peut prendre entre 25 et 50 jours. Les projets les plus lourds sont étalés sur 6 à 12 mois. L’important est de pouvoir établir un plan de montée en charge progressifs.

Quels sont les principaux avantages d’un ERP pour mon service ?

Les avantages sont nombreux bien évidemment. En voici 3 majeurs bien qu’il en existe bien d’autres…

  • Le premier est non négligeable c’est la notion de bases de données uniques entre votre gestion comptable, commerciale et de production. Finis les doublons de fiches tiers, vous automatisez vos processus et vous gagnez en fluidité d’informations. Toute l’entreprise à une vision globale en temps réel de ce qui se passe au sein des services. Fini les coups de téléphone inter services pour vérifier un paiement… L’information est partagée.
  • L’automatisation de vos processus vous permettra de mettre en place un système de workflow automatique et dématérialisé. Ainsi, vous allez gagner du temps, pertinence et suivi. Fini le rapprochement manuel ou semi-automatique, tout se fera automatiquement via votre ERP.
  • La mise en place de Dashboard opérationnels vous permettra de prendre de la hauteur sur votre activité et piloter au mieux cette dernière. Vous pourrez construire des tableaux de bord sur la chaîne globale de l’ERP : de l’aspect commercial, production et comptabilité !

Comment faire son choix entre tous les éditeurs ?

Les marchés du CRM et ERP sont assez atomatisés. Il existe des big players (Sage, SAP, SalesForce…) bien évidemment mais de nombreuses solutions verticales ou solutions fonctionnellement intéressantes de plus petits éditeurs sont à prendre en compte. Il ne faut pas oublier votre besoin premier et cahier des charges. Cela doit être votre leitmotiv. Chaque entreprise a des spécificités en termes de gestion de la relation client, processus de facturation ou de production. Ce n’est pas à vous d’adapter votre demande pour « rentrer dans les cases du logiciel ». Vous faire accompagner par un partenaire multi éditeurs vous permettra de pouvoir bénéficier de son expertise métiers et du marché pour benchmarker les solutions existantes et répondre ainsi à 100% de vos besoins en CRM ou ERP. Factory Group est multi éditeurs et spécialisé dans les benchmarks, n’hésitez pas à nous solliciter.

Comment rentabiliser mon investissement ?

Que ce soit l’acquisition d’un logiciel de CRM ou ERP, les solutions deviennent plus abordables avec le mode Saas (Cloud) qui vous permet de « louer » des accès à l’application sans se soucier de l’infrastructure et de la sécurité, intégrée par défaut. Les frais liés à la mise en place opérationnelle sont également réduits. Bien évidemment, nous serons tous d’accord pour essayer de rentabiliser au plus vite l’investissement de base. Des éléments tangibles et non tangibles, quantifiables ou pas sont en jeu sans oublier la satisfaction de vos clients. Par exemple, de manière factuelle, la réduction de vos délais, le rapprochement automatique, la maîtrise de vos stocks ou bien encore le délai de signature ou prix de votre panier moyen par client sont des illustrations concrètes de futurs gains. D’autres bénéfices sont moins visibles mais sont aussi importants comme l’amélioration de vos processus internes, l’amélioration de votre temps de prise de décision à travers une vision en temps réel de votre situation et l’utilisation de tableaux de bord. Vos prises de décisions seront plus rapides car assistées et vous pourrez donc gagner en réactivité et efficacité. Le suivi de votre force commerciale sera plus simple avec une traçabilité de toutes les actions, RDV, tâches dans votre outil de CRM par exemple. Enfin, la refonte de vos processus, amélioration de votre parcours client et production peuvent se mesurer par la mise en place d’une enquête de satisfaction client comparative avant et après le changement d’outil. Factory Group peut vous aider à identifier rapidement le ROI de votre investissement.

Quels sont les bonnes questions à se poser sur un projet CRM ou ERP ?

La réussite de projets ERP ou CRM peuvent se résumer en 10 grandes questions globalement dont une partie sont déjà abordé ici. Il est nécessaire notamment de veiller à :

  • La base de données
  • La capacité à s’adapter
  • La disponibilité en interne et l’équipe
  • Le périmètre de votre CRM et/ou ERP
  • Le choix de l’offre Saas ou licence (One Premise)
  • La méthodologie du succès
  • La place du client au sein de votre entreprise
  • Le choix de l’intégrateur, partenaire qui va vous accompagner sur le projet
  • La rentabilité de l’investissement
  • Le budget

Factory Group peut vous accompagner et partager avec vous les best pratice sur la réflexion, choix et méthodologie sur vos projets ERP et CRM.

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